Una de las actividades más importantes en el Aprovisionamiento es el control de calidad de la mercancía recibida.
Este concepto se tratará de manera monográfica. Pero no es menos importante comprobar todos los parámetros que figuran en la orden de compra para un pedido concreto.
Así, tenemos que inspeccionar en la recepción que los artículos son aquellos que solicitamos antes de su entrada en el almacén (en cierta ocasión estábamos esperando un pedido de recambios para Estaciones de Servicios y recibimos 5.000 plumas estilográficas PARKER. El rastreo del pedido nos permitió comprobar el problema y recuperar nuestro pedido. Por cierto, las plumas también fueron devueltas, lamentablemente).
Totalmente necesario resulta inspeccionar la cantidad de unidades recibidas, ya sea midiéndolas, al peso, contándolas o por muestreo entre los bultos recibidos.
Se aconseja que la recepción e inspección de materiales estén en el mismo lugar con el fin de que no existan pérdidas internas ni dispersión de responsabilidades.
La implantación de un Sistema de Calidad en la empresa es una decisión fundamental que afecta a todas las personas involucradas en ella.
El Sistema de Calidad tiene que nacer de la Dirección de la empresa, es decir, es fundamental que la Dirección de la empresa esté totalmente comprometida con el proceso de implantación y sus actuaciones sean decididas, con el fin de asegurar la calidad.
Igualmente, es aconsejable asignar un Responsable de Calidad, propuesto por la Dirección, y cuyas funciones y responsabilidades se definen a continuación.
El Responsable de Calidad constituye uno de los pilares básicos del aseguramiento de la calidad.
La existencia de esta figura en toda organización supone el cumplimiento de las tareas de calidad y, lo que es más importante, la vigencia de un Sistema de Calidad adecuado al desarrollo interno de la empresa y sus integrantes, y de las condiciones externas (nuevas necesidades, avances tecnológicos, etc.).
El Responsable de Calidad tiene unas funciones que cumplir en la empresa, todas estas funciones que se detallan a continuación están relacionas con la calidad en la empresa.
Sus funciones son:
A continuación se exponen una serie de competencias y preguntas que ayudan a evidenciar la existencia de las mismas, de forma que sirva de orientación para las próximas entrevistas.
Describe la situación (¿Qué pasó?) Se le pide que nos relate un experiencia real, vivida y sentida por él.
¿Cómo te enfrentaste a ella? (Cómo pasó) Se le pide explicar de forma detallada los diferentes pasos o etapas de aquella experiencia.
¿Por qué lo hiciste de aquella manera? (Por qué) Se le pide que analice aquella experiencia contando con la perspectiva del tiempo y la distancia.
¿Qué aprendiste de aquello? (Dar sentido/encontrar pautas) Se pretende indagar si aquella experiencia le aportó enseñanzas para el futuro.
Dame algún ejemplo de cómo has aplicado lo que aprendiste entonces (Utilizar lo aprendido) Se pretende saber si efectivamente aquella experiencia y sus enseñanzas han sido aplicadas después, utilizando pautas de conducta adquiridas.
función de compras consiste en analizar sistemáticamente las posibilidades que ofrecen los Proveedores. Para ello, es importantísimo prospectar el mercado de forma continua y por especialistas en comprar, sobre todo en las de tipo técnico. Para conseguir las mejores condiciones de adquisición, el responsable de compras, deberá estar en contacto permanente con otros departamentos de la empresa, como son producción, financiero, comercial y la propia dirección general.
Los parámetros básicos en una decisión de compra son cuatro. A saber:
● El precio: lo cual no significa comprar la más barato posible, sino con un precio equilibrado en cuanto a la calidad de las especificaciones, servicios y cantidad solicitada.
● Las especificaciones: negociando la calidad en las característica de los productos y los servicios requeridos.
● Las condiciones de pago: Tanto en los aspectos de fraccionamiento, como de garantías.
● El plazo de entrega: Supone un compromiso en firme por parte del proveedor, para no entrar en ruptura de stocks, o lo que es peor en la paralización del proceso productivo.
Otro factor a tener en cuenta en la función de compras, es contar con varios proveedores que sirvan de “back up”, además de fomentar la competitividad entre ellos.